Plný kalendár, navyše strávené hodiny prácou a každodenné pocity stresu – aj takto môže vyzerať bežný pracovný týždeň. Stáva sa realitou aj mladých pracovníkov, pričom sa v spoločnosti tento negatívny príklad života pracujúceho človeka svojím spôsobom udomácnil.
Žijeme v uponáhľanej dobe, kedy máme neustály pocit, že niečo nestíhame. Netýka sa len pracovných povinností, ale aj osobného života. Ako si „upratať“ život, aby sme sa vymanili z tohto stresujúceho kolotoča?
Princíp time managementu
Pokiaľ aj vy hľadáte odpoveď na vyššie uvedenú otázku, odpoveď je jednoduchšia než sa zdá. Úspech spočíva v time managemente, čo v doslovnom preklade znamená riadenie času. Netreba sa však obávať, že vás život bude závisieť od prísneho harmonogramu, ktorý vás povedie k ďalšiemu stresu. Princíp tohto riadenia stojí na vás, čím si určíte vaše priority.
V konečnom dôsledku ide o overené postupy, odporúčania a nástroje, ktoré vám poradia efektívne narábať s časom. Je len na vás, ktorú z možností si vyberiete, či už pôjde o tradičné plánovanie alebo analýzu stráveného času. Medzi ďalšie obľúbené techniky patria aj stanovenie cieľov či monitorovanie a stanovenie priorít.
Jednou zo zaujímavosti tohto súčasného fenoménu je, že v minulosti sa využíval len pre obchodné a pracovné činnosti, avšak s rastúcimi nárokmi na život sa rozšíril aj do osobných aktivít. Nemusí ísť nutne len o vaše koníčky, stačí, ak trocha času venujete starostlivosti o seba. Doprajte si wellness alebo aromatickú kúpeľ, ktorá vás nachvíľu odpúta od vašich všedných povinností.
Ako si správne nastaviť priority?
Existuje viacero techník, ktoré vám môžu pomôcť si nastaviť priority. Jednou z najznámejších je Eisenhowerova technika pre nastavenie priorít, ktorá vaše povinnosti rozdelí do štyroch častí. Ide o metódu, ktorá je stará viac než 50 rokov, avšak aj cez to doposiaľ patrí k najobľúbenejším.
Pomôže vám najmä v dňoch, kedy si potrebujete stanoviť, ktoré úlohy sú pre vás dôležité, a ktorým nemusíte klásť veľkú pozornosť. Aj preto sa v rámci tejto techniky rozdeľujú úlohy a povinnosti podľa naliehavosti.
To, čo je dôležité a naliehavé sa odporúča riešiť hneď ako prvé. Až po splnení primárne dôležitých úloh sa môžete posunúť k ďalším, ktoré sú síce tiež dôležité, ale nie sú až tak naliehavé. Ide zväčša o povinnosti, pri ktorých nie je stanovený konkrétny termín, čo uberá na ich naliehavosti. Avšak aj cez to by ste ich mali mať hotové, nakoľko sa od nich môžu odvíjať následky.
Druhú skupinu tvoria nedôležité, ale súčasne naliehavé úlohy a nedôležité a súčasne nenaliehavé úlohy. Ich nevykonanie sa nespája so žiadnymi následkami, pričom vo všeobecnosti ide o vykonanie klasických rutinných denných činnosti. Dôležité je však mať na pamäti, že sa do nich nepustíte, kým nespravíte prioritné úlohy.
K tejto technike sa často pridáva aj piata časť. Pozostáva z úloh, ktoré eliminujete. V jednoduchosti ide o úvahu o vašich povinnostiach, či náhodou nie sú medzi nimi aj také, ktorých vykonanie už stratilo význam. Pokiaľ odpoviete kladne, stačí ich vymazať z vášho diára.
Čo nasleduje ďalej?
Pokiaľ ste si už úspešne stanovili vaše priority a ciele, je načase sa posunúť k ďalšiemu kroku. Závisí od Pomodoro techniky, ktorej symbolom je kuchynský „budík“ v tvare paradajky. Jej princíp spočíva v presnom meraní času a rozdelení pracovných blokov na 25 minútové úseky.
Zaujímavosťou je, že jej tvorca, Francesco Cirillo, na meranie časových úsekov naozaj používal spomenutý kultový kuchynský budík. Pokiaľ ho však vo vašej domácnosti nemáte, nezúfajte, postačí vám hocijaký časovač, či už v podobe stopiek alebo aplikácie Pomodoro Timer.
Daná technika sa vykonáva v šiestich krokoch pozostávajúcich z:
- vybrania úlohy, na ktorej chcete pracovať,
- nastavenia si časovača na 25 minút,
- pracovania na úlohe, kým nezazvoní časovač,
- odškrtnutia úlohy po zazvonení časovaču,
- 5 až 10 minútovej prestávky
- pol hodinovej prestávky po každých štyroch cykloch.
V prípade, že ste nestihli dokončiť úlohu, odporúča sa ju začať od začiatku. Úspech tejto techniky tvorí najmä hlboké sústredenie sa na prácu. Tento fakt spomína aj americký spisovateľ Cal Newport vo svojej knihe Deep Work. Netreba však zabúdať ani na pravidelné prestávky, vďaka ktorým si váš mozog oddýchne.
Zároveň benefitom Pomodoro techniky je aj to, že predchádza vyhoreniu. Pokiaľ si vymedzíte presný čas na prácu a oddych, pričom sa budete pevne držať vášho rozvrhu, zbavíte sa stresujúcich pocitov, že strácate nad vašim časom kontrolu.
Zbavenie sa prokrastinácie
Síce uvedené modely nastavenia si priorít a cieľov pôsobia veľmi jednoducho, brániť im môže prokrastinácia. Trápi mnoho pracovníkov a študentov, pričom komplikuje dosiahnuť ich vytýčené ciele. Zbaviť sa jej môžete so systémom 4 „O“, ktorý pozostáva zo štyroch slov začínajúcich na rovnaké písmeno.
Konkrétne ide o pojmy – odstrániť, odovzdať, okamžite vykonať a odsunúť. V praxi si ich vysvetlíme na jednoduchých princípoch.
Pokiaľ stanovená úloha stratila svoju dôležitosť, jednoducho ju odstránite. Rovnako sa odporúča naučiť sa odovzdať svoju úlohu niekomu inému, najmä v prípade, ak podnikáte. Ľahko sa môžete vyhnúť aj pocitom úzkosti a stresu, pokiaľ prioritné úlohy okamžite vykonáte. Avšak, netreba sa do ničoho nútiť, môžete ju odsunúť aj na ďalší deň.
Danú techniku sa odporúča vykonávať deň pred spracovaním zapísaných úloh. Prostredníctvom nej vyselektujete len tie najdôležitejšie, čo zabezpečí, že budete mať viac osobného času.
Ďalším efektívnym pomocníkom je určenie si času práce. Ide o takzvanú výkonnostnú krivku, ktorá závisí od času vašej najvyššej efektivity. Aj preto sa ľudia delia na dve skupiny – ranné vtáča a nočná sova.
Vo všeobecnosti tento princíp stojí na tom, že sú ľudia, ktorí preferujú rannú prácu, nakoľko ich aktivita sa počas poobedia znižuje. Naopak, druhý skupina ľudí je aktívnejšia poobede a ich efektivita klesá až neskoro večer alebo v noci. Na základe toho sa odporúča vedieť, do ktorého prototypu spadáte, čo vám môže pomôcť si naplánovať vaše aktivity.
Rutinné a administratívne úkony sa odporúča si nechať na čas nízkej efektivity, kým náročné aktivity je potrebné riešiť, keď vám to myslí najlepšie.
Zároveň sa odporúča vyvarovať sa „požieračom“ času, ktorí znižujú váš výkon. Patria k ním bežné aktivity, ako sú napríklad chatovanie na sociálnych sieťach s priateľmi, rozprávanie sa s kolegami, zbytočne dlhé prestávky alebo bezcieľne surfovanie na internete.
Aplikácie, ktoré vám uľahčia život
Žijeme v digitálnej dobe, kedy máme aplikácie takmer na všetko. Na základe toho vám ponúkame pár užitočných tipov, ktoré vám môžu pomôcť manažovať váš čas.
1.Trello
Ide o dostupný a efektívny nástroj, ktorý uľahčuje malým a stredným spoločnostiam zjednotiť spoluprácu medzi zamestnancami. Na základe tejto aplikácie môžete kontrolovať úlohy, ktoré ste si zadali, pričom do nich viete zapojiť aj vašich spolupracovníkov.
Ide o princíp kalendára, do ktorého si zapisujete jednotlivé úlohy a termíny. Zároveň sa vám v aplikácii zobrazujú upozornenia, ktoré vám pripomínajú stanovený cieľ. Dokončenú úlohu môžete označiť ako splnenú, prostredníctvom čoho budete mať prehľad o vašich povinnostiach.
Využitie Trella nájdete aj v domácnosti, na základe čoho môžete vytvoriť zoznam prác, ktoré pridelíte svojim rodinným príslušníkom.
2. Google kalendár
Ide o najbežnejšieho pomocníka, prostredníctvom ktorého si môžete efektívne zorganizovať váš život. Google vám každé ráno pošle súhrn povinností, na základe čoho budete o nich vždy informovaný.
Jeho benefitom je, že ho môžete zdieľať aj s ostatnými ľuďmi, čo zabezpečuje plánovanie spoločných aktivít.
3. Evernote
Jeden z najobľúbenejších nástrojov na organizáciu práce. Prostredníctvom neho môžete nahrať a spracovať rôzne dokumenty, či už v obrazovej, textovej alebo audio podobe.
Veľkým plusom je, že úlohy v ňom môžete triediť podľa Eisenhowerovej techniky, čo vám zjednoduší plánovanie.
4. Any.Do
Fenomén, ktorý využíva viac ako 10 miliónov používateľov na celom svete. Funguje na princípe správcu úloh, vďaka ktorému budete mať prehľad o vašich úlohách.
Medzi jeho vymoženosti patrí alarm a synchronizácia s rovnomenným doplnkom webového prehliadača Chrome.
5. DropBox
Ide o takzvanú cloudovú službu, prostredníctvom ktorej budete mať po ruke všetky dôležité dokumenty, obrázky alebo videá. Môžete ich zdieľať aj s ďalšími ľuďmi, s ktorými pracujete napríklad na spoločnom projekte.
Zdroje: Eduworld.sk, budmanazer.sk, kombo.sk, grafton.sk
